Até quando ficam armazenados os dados das ligações e gestão de informações com o PABX?

Entenda a Gestão de Informações dentro da sua telefonia!

Um dos nossos clientes descobriu, após nos contratar, que perdia cerca de 5 mil ligações por mês. Além disso, para as ligações atendidas, revisitar como era feita a ligação e a qualidade do atendimento dessas ligações era complicado demais. Tudo isso antes de ter um sistema de PABX em nuvem da TotalPhone com gestão de dados e informações. Imagine não manter o registro disso tudo?

Agora, você sabia que o sistema PABX em nuvem é capaz de armazenar as gravações de todas as ligações realizadas e recebidas pela sua empresa? Mas por quanto tempo essas informações ficam disponíveis? Se você tem essa dúvida, neste artigo, vamos explicar como funciona o armazenamento de dados no PABX, quais são as boas práticas de gestão dessas informações e como isso impacta a segurança e a eficiência da sua empresa.

O que, de fato, é armazenado em um PABX em nuvem?

O sistema registra:

Horário da chamada
Número de origem e destino
Tempo de duração da chamada
Gravação da ligação (opcional)
Relatórios de chamadas perdidas, atendidas e realizadas
Tamanho de armazenamento da chamada

Esses dados ajudam no monitoramento da performance da equipe, atendimento ao cliente e auditorias internas. O tempo de retenção do registro da gravação varia conforme o provedor e o plano contratado. Em geral, os relatórios de chamadas podem ter uma duração de armazenamento por tempo ou capacidade da plataforma.

Já para gravações de chamadas, em planos mais simples, tem pouco ou quase nenhum armazenamento de chamadas, podendo mudar de acordo com o plano contratado. Vale a pena reforçar que empresas que exigem conformidade com LGPD ou auditorias específicas podem configurar retenções personalizadas.

Na TotalPhone, a segurança e a acessibilidade dos seus dados são prioridade! Entenda como gerenciamos as informações das suas ligações e os áudios correspondentes:

Armazenamento de Dados de Ligação: Todas as informações detalhadas de cada ligação ficam armazenadas na plataforma por tempo indefinido. Isso garante que você sempre terá acesso ao histórico completo para relatórios e análises.
Gerenciamento de Áudios: Os áudios das chamadas são transferidos para um backup de propriedade exclusiva do cliente. Isso significa que você tem total controle sobre seus próprios áudios.
Backup de Áudio: A TotalPhone disponibiliza um espaço inicial de 50MB na plataforma para que você possa acessar facilmente o histórico de ligações e baixar ou até mesmo ouvir seus áudios diretamente por lá. Quando chega próximo de esgotar esse espaço, os áudios são automaticamente direcionados para o backup do cliente, garantindo que as informações de áudio sejam armazenadas de forma segura e sob seu controle.

Importante frisar que, apenas os áudios são movidos para o backup do cliente. As demais informações com os dados das ligações permanecem sempre disponíveis para relatório na plataforma de forma simples e intuitiva para acesso!

Nosso objetivo é oferecer a melhor experiência, combinando a conveniência de acesso ao histórico com a segurança e privacidade dos seus áudios!

Como a gestão dessas informações pode beneficiar sua empresa? Aqui citamos 3 grandes pilares:

Segurança e conformidade: manter um histórico organizado ajuda a proteger sua empresa juridicamente.
Melhoria no atendimento: entender os fluxos de chamadas revela gargalos e oportunidades.
Eficiência operacional: relatórios facilitam a tomada de decisão e a gestão da equipe.

Dica bônus: Automatize relatórios!

Alguns sistemas de PABX em nuvem permitem agendar o envio de relatórios por e-mail, análise de dados em tempo real, bem como o acesso rápido a essa informação com setups definidos de forma estratégica, economizando tempo e garantindo que a liderança esteja sempre atualizada.

Armazenar e gerenciar bem os dados de ligações é essencial para qualquer empresa que valorize informação, atendimento e segurança. O PABX em nuvem oferece controle e praticidade, mas também exige boas práticas de gestão.

Quer saber como melhorar a segurança e o controle das ligações da sua empresa? Fale com a TotalPhone e conheça nossas soluções em PABX em nuvem!